集中して作業できてる? 気が散る原因を取り除いて効率アップする方法

集中して作業をするって、意外と難しいことだと思います。

どうしても気が散ってしまい、あれこれ余計なことを考えてしまう。
そして、目の前の作業からどんどん脱線していく。
気が付くとぜんぜん作業が進まないまま、1時間が経っていた・・・。

実はこれ、忙しいときにこそ起こりがちな現象です。
しかも、作業が進まないせいでさらに忙しくなってしまいます。

でも、意外とすぐ解決できます。

筆者の経験を踏まえて、簡単に解決できた方法を紹介します。

人間は未完了なことを思い出しやすい

この現象の背景には、心理学で言うところの「ツァイガルニク効果」があるそうです。
早口で言うと噛んでしまいそうになりますね。

ツァイガルニク効果によると、人間の脳は完了しているものよりも未完了のものを強く記憶に残すようになっているそうです。
未完了のものをサクサクと忘れるようになったらいろいろ困るので、言われてみれば当たり前の仕組みかもしれません。

ただ、この当たり前の仕組みが忙しいときに集中を妨げる原因になります。
やることがいっぱいあると、1つの作業をしていても別の未完了タスクが頭をよぎってしまうからです。

脳のTo Do管理機能をオフにする

To Do管理機能のトリガーとなる不安を取り除く

ツァイガルニク効果は、もともと脳みそが持っているTo Do管理機能のようなものです。

「なにかやり忘れていないかな?」「やり残してることはないよね?」といった不安な気持ちをトリガーに、脳みそのなかで未完了タスクを検索する作業が動き出します。

当然ながら、その検索作業は脳みそのメモリーを消費しています。
そのため、本来やるべき目の前の作業に100%の力を注ぎ込めなくなってしまいます。

To Do管理機能は、バックグラウンドで勝手にメモリーを使ってしまうわけです。
大切な機能ではありますが、集中したいときには邪魔者と言わざるを得ません。

ただ、これを逆から考えると、このTo Do管理機能をオフにしてしまえばすべては解決するということです。
これが集中できるようになるための第一目標です。

これができれば脳のメモリーが解放されて、目の前の作業に100%の力を向けられるようになります。
その結果、作業効率もアップし、たまった仕事も次々に処理していけるはずです。

自分の頭の中の“すべて”を書き出そう

頭の中のことをすべて書き出す

脳のTo Do管理機能が働くきっかけは、「なにかやり忘れていないかな?」「やり残してることはないよね?」という不安な気持ちです。
では、この不安な気持ちをなくすにはどうすればいいでしょうか?

おすすめなのが、To Do管理機能を脳の外に出してしまうことです。

自分が気になっていることすべてを、どこかに書き出しておくようにします。
そうすると、そこを見れば自分の考えていることすべてにアクセスできます。
なにかあれば見ればいい場所が決まっているので、とても安心できます。

ポイントは、“すべて”書き出すということです。
一部だと、安心感は減ってしまいます。

おそらく大部分の人が、手帳やスマホのアプリを使って似たようなことをやっていると思います。
ただ、“すべて”を書き出せてるかどうかはまた別問題です。
もし、不安な気持ちが残っているのなら、その原因は一部しか書き出せていないことかもしれません。

筆者がやっているのはGTD

筆者はGTD(Getting Things Done)というタスク管理の方法論を実践しています。
GTDは「”すべて”を書き出す」ことを組み込んでいて、集中力を高める効果を実感できています。

ただ、本格的に説明すると長くて少しややこしいと思います。
ここでは、筆者流に大幅に簡略化&アレンジして紹介します。

流れは以下の通りです。

  1. 気になっていることをすべて書き出す
  2. 書き出したものを分類する
  3. 分類に従ってスケジュールに組み込む
  4. 随時思いついたことを書き出す
  5. 定期的に1~3の作業を見直す

1~3は最初に行う作業で、4と5はその後に行う作業です。
それぞれのステップについてもう少し細かく見ていきます。

1. 気になっていることをすべて書き出す

まずは、頭の中にある気になっていることをすべて書き出します。
まさに今回紹介した集中するための方法そのまんまですね。
最初は時間がかかるかもしれませんがが、ここがキモなのでがんばりましょう。

具体的な作業内容に近づけて書いたほうがいいですが、この段階ではそんなに気にしなくOKです。
フワッとした内容(「旅行したいな」「ビッグになりたい」など)でも、どんどん書いていきましょう。

できるだけ頭の中で考えていることを書き出して、ここを見れば自分が考えていることのすべてわかるリストを作るのが目標です。
ただ、いきなり完璧にはできないと思います。
頭の中を100%書き出せなくても、後で思い出したときに足せばいいだけです。
ぜんぜん神経質になる必要はありません。(とはいえ、できるだけがんばりましょう。)

なお、書き出す場所はどこでもかまいません。
A4用紙や手帳でもいいですし、PCのメモ帳やEvernoteでもいいですし、To Do系のWebサービスでも大丈夫です。

筆者の個人的おすすめは、「Trello」という無料で使えるWebサービスです。
これを使えば、その後の作業も進めやすくなります。

trello.com

※Trelloを使ってGTDを実践する方法は、また機会があれば書いてみます。

2. 書き出したものを分類する

頭の中をリスト化できたので、次は、リストの内容を見返しながらタイプ別に分類をしていきます。

ここでは1つの例として、5つのタイプに分類する方法を紹介します。(オリジナルのGTDのやり方を筆者流に簡略化しています。)

  • 具体的になっている自分がやるべきこと
  • ボールが返ってくるのを待っているもの
  • まだフワッとしているやりたいこと
  • 覚えておきたいこと(アイデアなど)
  • 忘れてしまって問題ないこと

では、それぞれ見ていきましょう。

具体的になっている自分がやるべきこと

具体的に自分がやるべき作業内容が明確になっているものです。
例えば、「明後日までに会議の資料を作る」とかですね。

基本的に期日やスケジュールが明確になっているはずなので、スケジュールに組み込んでいきます。
期日が明確になっていないものは、だいたいでいいので決めてしまいましょう。
決めないままだと放置し続けてしまいます。

ボールが返ってくるのを待っているもの

作業内容は明確ですが、誰かにボールを投げているなど、保留になっているものです。
例えば、「会議の資料作成を部下に依頼している」とかですね。

一時的に忘れてしまっていいのですが、進捗チェックだけはする必要があります。
いつまでにボールが返ってこない場合には状況確認をするかを決めておいて、ボールが返ってきた場合は”具体的になっている自分のやるべきこと”に移行します。

まだフワッとしているやりたいこと

これはけっこう多いと思いますが、大まかにやりたいことがあるけど、具体的な作業に落とし込めていないものです。
例えば「旅行に行きたい」「ビッグになりたい」とかです。

このままでは何も進まないので、できるだけ具体的な作業に細分化していく必要があります。
例えば、「旅行に行きたい」だと、「日時を決める」「どこに行くかを決める」「ホテルを予約する」みたいなかたちです。
細分化できれば具体的な作業になるので、“具体的になっている自分のやるべきこと”のほうに移します。

ただ、すぐには細分化できないものも多いはずです。
例えば、「ビッグになりたい」がそうです。
こういうものは、それを実現するための方法を考えることが次のステップになります。
これも期日を決めて、スケジュールに組み込んでしまいます。

ちなみに、この分類に残ったものについて、ちょっとしたスキマ時間などでぼんやり考えるのもおすすめです。
そういうときにはこの分類のリストを眺めるというのも、なかなか良い方法だと思います。

覚えておきたいこと(アイデアなど)

これまでのものと違って、To Do系のものではありません。
思いつきやアイデアなど、知識として置いておきたいようなものです。
例えば、Markdown記法のメモなどです。

「あー、いいこと思いついたけど何だったっけな?」「あれってどうやるんだっけ?」というようなときに、検索できるようにしておきます。

忘れてしまって問題ないこと

必要のないものは、どんどん削除していきます。
下手に情報を残しておいても、結局は使わないことが多いものです。
費用対効果を考えると、置いておくコスト(検索の邪魔になるなど)のほうが高いことは多々あります。

ただ、完全に消すのは怖い、もったいないという気持ちもあるはずです。そういう際は、ゴミ箱リストを作って、必要な情報から隔離しておくのが1つの手かなと思います。

3. 分類に従ってスケジュールに組み込む

もう書いてしまっていますが、

  • 具体的になっている自分がやるべきこと
  • ボールが返ってくるのを待っているもの
  • まだフワッとしているやりたいこと

について、それぞれスケジュールに入れていきます。
あとは、このスケジュールに従って動くだけです。

4. 随時思いついたことを書き出す

最初の1~3のステップで、すべてのことを書き出すのは難しいと思います。
また、新しく頭の中に浮かんでくることもあるでしょう。

そういったものは、思い出したり思いついたりした都度、リストに追加していきます。
リストに追加したら、そのタイミングで2と3の作業(分類&スケジュール組み込み)をしましょう。

ちなみに、分類の作業をそのタイミングではできないこともあるはずです。
その場合は、仮置きリストみたいなものを作っておいて、後から2と3の作業をやればOKです。

5. 定期的に1~3の作業を見直す

1週間に1回ぐらい、1~3の作業をやり直します。
ただ、すでにリストはあるので、最初のときよりだいぶ楽に終わると思います。

自分なりの方法で集中力アップを目指そう!

1つずつ処理して前進していくしかない

今回は、筆者が集中力で悩んだときのことを思い出しながら、作業に集中できるようになった方法を書いてきました。
人それぞれ相性はあると思いますが、参考になれば幸いです。

フリーランスだったり副業をやっていると、やることは無限大に広がっていきます。
あれもこれもとなって、なかなか前に進まないこともあると思います。
そんなときに大切なのは、「いつ何をやるか」を明確に固めたうえで目の前の作業に集中することと思います。

ということで、1つずつ前に進んでいきましょうという話でした!

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